10 tips om efficiënter te vergaderen

Samenleving

door Nina van der Linden

woensdag, 15 februari 2012 om 00:00

Vergader zonder tafels en stoelen
Uit onderzoek blijkt dat de duur van de vergadering gehalveerd wordt als er staand vergaderd wordt
Stel een geldpot in voor laatkomers en afwezigen
Van de opbrengst kun je iets leuks gaan doen met het team, maar je kunt het geld ook doneren aan een goed doel
Las een moment van stilte in na een belangrijk besluit
Neem even de tijd om na te denken over het besluit, reserveer wat tijd voor last minute bezwaren, laat de betrokkenheid goed doordringen
Hang een klok aan de muur
Zo kun je makkelijker nagaan of de vergaderingen op tijd beginnen en eindigen en of je niet te lang bij 1 onderwerp blijft stilstaan
Wijs een notulist aan
De bijeenkomst voorzitten en tegelijkertijd aantekeningen maken, gaat niet goed samen
Verdeel een lange vergadering in blokken
Bepaal vooraf hoeveel tijd je aan een bepaald onderwerp wil besteden en hou je daar ook aan
Hou 1 dag of 1 dagdeel in de week vergadervrij
Er moet ook nog tijd over zijn om gewoon je werk te kunnen doen
Als er iets te eten is, is de opkomst groter
Het kan ook bevorderlijk zijn voor de aandacht, omdat mensen dan niet met hun laptop of iPad in de weer zijn
Verduidelijk de rollen van de deelnemers
Maak duidelijk wat er van hen verwacht wordt. Hou daar ook rekening mee bij het opstellen van de agenda.
Als meer dan 6 mensen deelnemen aan de vergadering en ze meer dan een uur duurt, moet je dat melden bij de directeur
Een vergadering van dat formaat en die duur moet wel héél erg belangrijk zijn. Als dat niet het geval is, moet het korter en met minder mensen afgehandeld kunnen worden.